Zmianę nazwy firmy należy zgłosić do odpowiednich urzędów i instytucji w zależności od formy prowadzonej działalności gospodarczej. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej wpisanej do CEIDG, zgłoszenia dokonuje się poprzez aktualizację wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Natomiast spółki wpisane do KRS (Krajowego Rejestru Sądowego) muszą zgłosić zmianę nazwy w sądzie rejestrowym. Dodatkowo o zmianie tej należy poinformować urzędy skarbowe, kontrahentów oraz banki, by nie doszło do nieporozumień w dokumentacji.
Zgłoszenie zmiany nazwy w CEIDG
Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mają obowiązek zaktualizować nazwę firmy w CEIDG w ciągu 7 dni od momentu wprowadzenia zmian. Zgłoszenie można złożyć elektronicznie, przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany, a także w urzędzie gminy. Formularz CEIDG-1 umożliwia jednocześnie przekazanie informacji do urzędu skarbowego, GUS i ZUS, dzięki czemu przedsiębiorca nie musi dokonywać osobnych zgłoszeń.
Zmiana nazwy w spółkach zarejestrowanych w KRS
W przypadku spółek z o.o., akcyjnych czy komandytowych, zmiana nazwy wymaga podjęcia uchwały wspólników lub akcjonariuszy oraz aktualizacji danych w Krajowym Rejestrze Sądowym. Zgłoszenie odbywa się poprzez Portal Rejestrów Sądowych. Po wpisie do KRS sąd automatycznie przekazuje informację o zmianie do Głównego Urzędu Statystycznego i urzędu skarbowego.
Dlaczego zgłoszenie zmiany nazwy jest tak ważne?
Nieaktualne dane w rejestrach mogą powodować problemy prawne oraz księgowe. Urzędy i kontrahenci muszą dysponować aktualnymi informacjami, by poprawnie wystawiać dokumenty i rozliczać należności. Brak zgłoszenia zmiany może prowadzić do błędów w fakturach lub uznania umów za nieważne.
Co jeszcze warto zrobić po zmianie nazwy?
- Zaktualizować dane w banku, na pieczątkach i dokumentach firmowych.
- Poinformować kontrahentów oraz partnerów biznesowych.
- Zaktualizować stronę internetową, profile społecznościowe i adres e-mail.
Cytaty z innych źródeł
„Zmiana nazwy firmy nie wpływa na jej numer NIP ani REGON, chyba że równolegle dochodzi do zmian w strukturze prawnej przedsiębiorstwa.” – źródło: informacja Ministerstwa Rozwoju i Technologii
„Wprowadzenie zmian w CEIDG jest bezpłatne, natomiast w przypadku spółek z KRS opłata sądowa za aktualizację danych wynosi 250 zł.” – źródło: cytat z poradnika biznesowego
Podsumowując, zmiana nazwy firmy wymaga formalnego zgłoszenia we właściwym rejestrze – CEIDG lub KRS – oraz poinformowania wszystkich instytucji, z którymi przedsiębiorca współpracuje. Tylko wtedy działalność będzie funkcjonować zgodnie z prawem i bez ryzyka błędów administracyjnych.
