Zmianę adresu spółki należy zgłosić przede wszystkim do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), ponieważ to tam znajdują się dane identyfikujące podmiot gospodarczy. Zgłoszenia dokonuje się poprzez złożenie odpowiedniego wniosku – najczęściej formularza KRS-Z3 wraz z załącznikiem KRS-ZN lub KRS-ZmB, w zależności od rodzaju spółki. W przypadku spółek zarejestrowanych w systemie S24, zmiany dokonuje się elektronicznie za pośrednictwem tego portalu.
Dlaczego zmiana adresu musi być zgłoszona?
Zgodnie z przepisami ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, dane zawarte w rejestrze muszą być zawsze aktualne. Adres siedziby spółki jest jednym z kluczowych elementów identyfikacyjnych – wpływa m.in. na właściwość sądu rejestrowego, urzędu skarbowego oraz innych instytucji.
„Obowiązek zgłoszenia zmiany adresu siedziby spółki ciąży na zarządzie i powinien być dokonany niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zmiany” – informuje serwis prawniczy Gov.pl.
Jak zgłosić zmianę adresu w praktyce?
Krok 1: Przygotowanie dokumentów
- uchwała wspólników lub zarządu o zmianie adresu,
- aktualny odpis umowy lub statutu spółki,
- formularz wniosku KRS,
- potwierdzenie wniesienia opłaty sądowej (najczęściej 250 zł).
Krok 2: Złożenie wniosku
Wniosek można złożyć w formie papierowej w sądzie rejestrowym lub elektronicznie poprzez system Portal Rejestrów Sądowych. Po wprowadzeniu zmian KRS automatycznie przekaże informacje do urzędu skarbowego, GUS i ZUS.
„Dzięki integracji systemów, aktualizacja danych w KRS jest wystarczająca – przedsiębiorca nie musi osobno zawiadamiać urzędów” – podaje Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej.
O czym jeszcze pamiętać po zmianie adresu?
Po zgłoszeniu zmiany w KRS warto zaktualizować również dane we wszystkich miejscach, gdzie spółka jest zarejestrowana lub figuruje. Dotyczy to w szczególności:
- banków, w których spółka posiada rachunki,
- umów najmu, leasingu oraz kontraktów z kontrahentami,
- strony internetowej i oficjalnych dokumentów (np. faktur).
Podsumowanie
Zgłoszenie zmiany adresu spółki to nie tylko obowiązek formalny, ale także element dbałości o transparentność działalności i prawidłową komunikację z instytucjami. Brak aktualizacji danych w KRS może skutkować problemami z doręczeniami urzędowych pism czy nawet odpowiedzialnością zarządu za zaniechanie obowiązku rejestrowego.
