Zmianę firmowego rachunku bankowego należy zgłosić przede wszystkim do Urzędu Skarbowego, a w przypadku spółek – również do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą powinni dokonać aktualizacji danych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Jest to obowiązek wynikający z przepisów prawa podatkowego i rejestrowego, a jego niedopełnienie może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi.
Dlaczego trzeba zgłaszać zmianę konta firmowego?
Każdy przedsiębiorca ma obowiązek poinformować właściwe instytucje o zmianie rachunku bankowego, ponieważ organy podatkowe korzystają z tzw. białej listy podatników VAT. Zawiera ona aktualne dane rachunków bankowych przedsiębiorców. Urząd Skarbowy może zakwestionować płatność dokonaną na rachunek nieznajdujący się na liście, co naraża firmę na utratę prawa do kosztów uzyskania przychodu oraz na sankcje VAT.
Gdzie i jak zgłosić zmianę konta firmowego?
Dla jednoosobowych działalności
Aktualizacji numeru konta dokonuje się poprzez złożenie wniosku CEIDG-1. Można to zrobić:
- online – za pośrednictwem strony CEIDG, podpisując wniosek Profilem Zaufanym,
- w urzędzie gminy, tradycyjnie wypełniając odpowiedni formularz,
- listownie – jednak podpis musi być notarialnie potwierdzony.
Po aktualizacji w CEIDG informacja automatycznie trafia do Urzędu Skarbowego, ZUS i GUS.
Dla spółek wpisanych do KRS
Spółki zarejestrowane w KRS dokonują zmiany konta poprzez złożenie wniosku lub zgłoszenie aktualizacyjne w systemie Portal Rejestrów Sądowych (PRS). Równocześnie powinny poinformować o zmianie właściwy Urząd Skarbowy za pomocą formularza NIP-8.
Konsekwencje braku aktualizacji danych
Niezgłoszenie nowego rachunku bankowego może skutkować tym, że kontrahenci dokonujący płatności na niezgłosony rachunek nie będą mieli prawa zaliczyć wydatku do kosztów podatkowych. Firma natomiast może być pociągnięta do odpowiedzialności za naruszenie obowiązków ewidencyjnych.
„Zgodnie z art. 96 ust. 12 ustawy o VAT przedsiębiorca ma obowiązek zgłoszenia aktualnych danych, w tym rachunku bankowego, niezwłocznie po ich zmianie.”
Podsumowanie
Zgłoszenie zmiany firmowego rachunku bankowego to nie tylko wymóg formalny, ale także sposób na uniknięcie kłopotów podatkowych. Aktualizacja danych w CEIDG, KRS i Urzędzie Skarbowym jest szybka, a jej brak może mieć kosztowne konsekwencje. Dlatego warto pamiętać o tym obowiązku za każdym razem, gdy firma zmienia bank lub numer rachunku.
